|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
38/2014/QĐ-UBND
|
Thành
phố Hồ Chí Minh, ngày 07 tháng 11 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ LẬP HỒ SƠ, CHỈNH LÝ, SỐ HÓA TÀI LIỆU VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ,
TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ
CHÍ MINH
ỦY BAN
NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm
2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03
tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật
Lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22
tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16
tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu
trữ của các cơ quan, tổ chức;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ
trình số 908/TTr-SNV ngày 13 tháng 10 năm 2014, ý kiến của Sở Tư pháp tại Công
văn số 5211/STP-VB ngày 22 tháng 9 năm 2014 về thẩm định dự thảo Quy định lập
hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan,
QUYẾT
ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí
Minh.
Điều 2. Giao Sở Nội vụ Thành phố:
1. Tham mưu hướng dẫn và triển khai tổ
chức thực hiện Quyết định về ban hành Quy định này.
2. Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện việc
lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan tại các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ
cho Ủy
ban nhân dân Thành phố tình hình, kết quả thực hiện Quy định.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực
thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký.
Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban
nhân dân Thành phố, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc các Sở, ban, ngành Thành phố,
Chủ tịch Ủy
ban nhân dân các quận, huyện, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức
khác thuộc Thành phố và Chi Cục trưởng Chi Cục Văn thư - Lưu trữ chịu trách
nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- Bộ Nội vụ;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Cục Kiểm tra Văn bản - Bộ Tư pháp;
- Thường trực Thành ủy;
- Thường trực HĐND Thành phố;
- TTUB: CT, các PCT;
-
Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam TP;
- Đoàn Đại biểu Quốc hội TP;
- Sở Nội vụ; Sở Tư pháp;
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ (3 bản);
- VPUB: Các PVP;
- Các Phòng CV, TTCB;
- Lưu: VT, (VX/VN) D.
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Hứa Ngọc Thuận
|
QUY ĐỊNH
VỀ LẬP HỒ SƠ, CHỈNH LÝ, SỐ HÓA
TÀI LIỆU VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ
CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07 tháng 11
năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Văn
bản này quy định việc lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và giao nộp hồ sơ,
tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân tại các cơ quan, tổ chức
trên địa bàn Thành phố.
2. Quy
định này được áp dụng đối với cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức
chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức
kinh tế và lực lượng vũ trang tại Thành phố.
Điều 2. Mục đích, ý nghĩa của việc lập hồ sơ, chỉnh lý, số
hóa tài liệu
1. Lập
hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là bản lề của công tác
lưu trữ, trong hồ sơ sẽ phản ánh trung thực, đầy đủ hoạt động của cơ quan, tạo
căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn và có hiệu quả công việc
của cơ quan và mỗi cán bộ, công chức, viên chức.
2. Ngăn
chặn tình trạng hồ sơ, tài liệu tồn đọng; tài liệu được sắp xếp trong giai đoạn
văn thư trước khi chuyển giao vào Lưu trữ cơ quan để tổ chức sử dụng và phát
huy giá trị tài liệu lưu trữ.
3. Góp
phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan, hạn chế các văn bản, giấy tờ
không giá trị hoặc bỏ sót những tài liệu quý hiếm; góp phần phục vụ cho việc
nghiên cứu trước mắt, lâu dài và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong
Quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. “Hồ
sơ” là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một
đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức,
cá nhân.
2. “Hồ
sơ công việc” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc, một đối tượng cụ thể được hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan kể từ
khi sự việc bắt đầu đến khi kết thúc.
3. “Hồ
sơ nguyên tắc” là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý,
tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức,
cá nhân.
4. “Lập
hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên
tắc và phương pháp nhất định.
5. “Đơn
vị bảo quản” là đơn vị thống kê trong nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng để quản
lý, tra tìm tài liệu. Độ dày của mỗi đơn vị bảo quản không quá 03 cm. Nếu một
hồ sơ có ít văn bản, tài liệu thì lập một đơn vị bảo quản. Nếu một hồ sơ có
nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành nhiều tập và mỗi tập trong hồ sơ đó
là một đơn vị bảo quản.
6. “Danh
mục hồ sơ” là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị
(hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.
7. “Tài
liệu lưu trữ điện tử” là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân
được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang
tin khác.
8.
“Phông lưu trữ” là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình,
hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.
9. “Mở
hồ sơ”' là bắt đầu triển khai công việc lập hồ sơ.
10. “Mục
lục hồ sơ” là bảng thống kê hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử của một phông
lưu trữ.
11. “Mục
lục văn bản” là bảng kê những văn bản trong một hồ sơ.
12.
“Biên mục hồ sơ” là mô tả tóm tắt những thông tin trong hồ sơ để ghi vào bìa,
mục lục văn bản trong hồ sơ, chứng từ kết thúc và ghi vào công cụ tra cứu.
Chương II
QUY ĐỊNH VỀ LẬP HỒ SƠ, CHỈNH
LÝ, SỐ HÓA TÀI LIỆU VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Mục 1. QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ, CHỈNH LÝ, SỐ HÓA TÀI LIỆU VÀ GIAO
NỘP HỒ SƠ TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 4. Quy trình về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Quy định
này quy định toàn bộ quá trình giải quyết công việc của mỗi cán bộ, công chức,
viên chức khi được giao công việc (gọi là người giải quyết công việc) phải thực
hiện và đảm bảo các nội dung:
1. Bước
1: Tổ chức lập hồ sơ ngay khi bắt đầu tiếp nhận công việc, trong quá trình
tổ
chức thực hiện, từ thu thập các thông tin liên quan đến khi trình lãnh
đạo cơ quan ký ban hành văn bản và hoàn tất công việc.
2. Bước
2: Ngay sau khi hoàn tất việc lập hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức phải tiến
hành chỉnh lý hoàn chỉnh hồ sơ theo đúng quy định.
3. Bước
3: Chuyển sang số hóa tài liệu, bộ phận số hóa tổ chức thực hiện theo điều kiện
của mỗi cơ quan, đảm bảo theo các yêu cầu về số hóa, sau khi hoàn tất việc số
hóa, tiến hành trao trả lại tài liệu giấy cho người giải quyết công việc.
4. Bước
4: Người giải quyết công việc sau khi tiếp nhận tài liệu giấy từ bộ phận số hóa
trao trả, tiến hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời
hạn quy định.
Mục 2. CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ
Điều 5. Nguyên tắc cơ bản khi lập hồ sơ
1. Chỉ
đưa vào hồ sơ những văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao; hồ sơ của cán
bộ, công chức, viên chức; của cơ quan lập ra phải phản ánh đúng chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan.
2. Văn
bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh và có sự liên hệ mật thiết, hợp lý chặt chẽ
giữa các công văn, giấy tờ, phản ánh được sự hình thành tự nhiên hay diễn biến
thực tế của công việc.
3. Văn
bản trong hồ sơ phải bảo đảm giá trị pháp lý và phải đủ thể thức. Văn bản đưa
vào hồ sơ phải có sự chọn lọc và phù hợp với sự hình thành hồ sơ trong thực tế
giải quyết công việc.
Điều 6. Lập hồ sơ trong trường hợp có Danh mục hồ sơ và chưa
có Danh mục hồ sơ
1. Đối
với cơ quan, tổ chức có Danh mục hồ sơ thì căn cứ vào Danh mục hồ sơ để đưa tài
liệu vào hồ sơ theo Điều 7 của Quy định này.
2. Đối
với cơ quan, tổ chức chưa thực hiện lập Danh mục hồ sơ thì trước khi tiến hành
lập hồ sơ cần tổ chức thực hiện theo quy định tại Điều 13 Chương IV của Thông
tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý
văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Mẫu Danh
mục hồ sơ (kèm theo Phụ lục I).
Điều 7. Nội dung và quy trình lập hồ sơ
1. Bước
1: Mở hồ sơ
a) Mở hồ
sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: ký
hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo
Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ theo Quyết định số
1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 7 năm 2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc
công bố Tiêu chuẩn quốc gia;
b) Mỗi
cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc
đó (theo Danh mục hồ sơ hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chức chưa có
Danh mục hồ sơ);
c) Khi
mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì, khi kết
thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực.
2. Bước
2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ
a) Sau
khi mở hồ sơ, trong quá trình tham mưu nội dung công việc, mỗi cá nhân có trách
nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim,
ảnh, ghi âm.
b) Thu
thập kịp thời những văn bản, tài liệu, kể cả bài phát biểu của lãnh đạo, tham
luận của các đại biểu tại Hội nghị, Hội thảo, những tài liệu liên quan... bảo
đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc. Đối với những trường
hợp soạn thảo nội dung tham mưu có lấy ý kiến các cơ quan, tổ chức,
cá nhân thì cần lưu giữ các ý kiến đó một cách có hệ thống, theo trình tự.
Tránh đưa những hồ sơ không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm theo
dõi, giải quyết vào hồ sơ.
c) Hoàn
thiện nội dung tham mưu, trước khi trình ký phải xác định mức độ mật, độ khẩn
và chuyển bộ phận văn thư trình lãnh đạo ký ban hành văn bản. Sau khi lãnh đạo
cơ quan ký ban hành văn bản, văn thư giao lại người trực tiếp giải quyết
công việc tiến hành nội dung tiếp theo để chuẩn bị cho công tác chỉnh lý tài
liệu.
3. Bước
3: Kết thúc và biên mục hồ sơ
a) Khi
công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, cán bộ, công chức, viên chức
có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn
bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra những văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư
liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ.
b) Văn
bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ được sắp xếp theo trình tự nhất định, bảo
đảm phản ánh được diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyết công
việc trong thực tế.
c) Một
số phương pháp cơ bản trong quá trình chia hồ sơ, tài liệu:
- Đặc
trưng vấn đề là tập hợp tất cả văn bản có liên quan với nhau về một vấn
đề (một sự việc, một công việc, một đối tượng) sẽ tập hợp thành một hồ sơ. Đối
với cơ quan nhỏ, nhiệm vụ cụ thể có thể phân chia thành một hồ sơ nhưng đối với
những cơ quan lớn, một vấn đề có thể phân định thành nhiều hồ sơ.
- Đặc
trưng tên gọi văn bản là tập hợp, sưu tầm những văn bản, tài liệu có cùng tên
gọi với nhau.
- Đặc
trưng tác giả (cơ quan ban hành văn bản) là lấy tên cơ quan, tổ chức,
cá nhân hình thành văn bản để phân định hồ sơ.
- Đặc trưng
thời gian là căn cứ vào thời gian lập ra văn bản để phân định hồ sơ.
- Đặc
trưng cơ quan giao dịch là cơ quan có văn bản, giấy tờ trao đổi trong quá trình
giải quyết các công việc cụ thể có liên quan.
- Đặc
trưng địa dư là việc xem xét, phân loại những văn bản của tác giả cùng một khu
vực hoặc văn bản có nội dung liên quan đến một khu vực lập thành một hồ sơ.
d) Trong
quá trình sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ, trường hợp trong hồ sơ có
tài liệu phim, hình ảnh; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì dùng các thiết
bị chuyên dụng để bảo quản, sắp xếp vào cuối hồ sơ và dùng ký hiệu tương ứng hồ
sơ liên quan.
đ) Nếu
hồ sơ dày quá 03 cm thì tách thành các đơn vị bảo Quản khác nhau (không nên
tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản
trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập.
Mục 3. CHỈNH LÝ TÀI LIỆU
Điều 8. Chỉnh lý tài liệu
1. Chỉnh
lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó tài liệu lưu trữ được phân loại, hệ
thống hóa theo một phương án thích hợp nhằm quản lý và sử dụng tài liệu có hiệu
quả.
2. Chỉnh
lý tài liệu ở Quy định này được thực hiện trên cơ sở lập hồ sơ trong quá trình
giải quyết công việc, sau khi lãnh đạo cơ quan ký ban hành văn bản để hoàn
chỉnh hồ sơ, tài liệu trước khi đưa vào lưu trữ số hóa.
Điều 9. Nội dung công tác chỉnh lý tài liệu trong Quy định này
1. Nội
dung chủ yếu của công tác chỉnh lý
a) Phân
chia tài liệu trong phông theo phương án đã định từ phông ra đến nhóm lớn, nhóm
vừa, nhóm nhỏ.
b) Xác
định giá trị tài liệu trong quá trình chỉnh lý.
c) Biên
mục (trình bày kỹ thuật) đơn vị bảo quản.
2.
Phương pháp sắp xếp hồ sơ, tài liệu trong công tác chỉnh lý
a) Sắp
xếp văn bản, tài liệu theo thứ tự thời gian: thời gian là ngày tháng năm của
văn bản, tài liệu. Là những tài liệu, văn bản nào có ngày tháng năm sớm thì sắp
xếp lên trước; văn bản, tài liệu nào có sau thì xếp sau. Cách sắp xếp này
thường áp dụng để sắp xếp các hồ sơ vấn đề, vụ, việc mà mỗi vấn đề, vụ, việc là
một đơn vị bảo quản, hoặc áp dụng để sắp xếp các hồ sơ nguyên tắc.
b) Sắp
xếp theo số văn bản: căn cứ vào số thứ tự của mỗi loại văn bản để xếp văn bản.
Tài liệu có số nhỏ xếp trước, số lớn xếp sau. Cách sắp xếp này thường áp dụng
để sắp xếp các tập lưu văn bản theo tên gọi ở văn thư cơ quan.
c) Sắp
xếp theo quá trình giải quyết công việc: quá trình giải quyết công việc là đi
từ phát sinh, phát triển đến kết thúc vấn đề. Những văn bản, tài liệu đề
xuất, đặt vấn đề xếp trước, đến những văn bản, tài liệu giải quyết vấn đề và
cuối cùng là văn bản, tài liệu kết thúc vấn đề, vụ, việc.
d) Sắp
xếp theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả:
- Nếu
trong một số hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều loại văn bản, tài liệu khác nhau
thì căn cứ vào mức độ quan trọng của văn bản để sắp xếp, loại quan trọng xếp
trước, loại ít quan trọng xếp sau.
- Nếu
trong một số hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều tác giả thì tác giả nào quan
trọng hơn xếp trước, loại nào ít quan trọng hơn xếp sau.
đ) Sắp
xếp theo vần chữ cái: trong một hồ sơ (đơn vị bảo quản), có nhiều tên địa
phương hoặc tên người thì xếp theo vần chữ cái A, B, C...
3. Giai
đoạn hoàn thiện công tác chỉnh lý
a) Kiểm
tra lại mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ nếu thiếu thành phần
nào thì phải bổ sung đầy đủ. Loại ra những văn bản trùng thừa, không còn
giá trị, những tư liệu không cần thiết kèm theo hồ sơ, nếu chưa phân biệt được
rõ ràng thì giữ lại để đánh giá sau.
b) Đánh
số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, bảo đảm không bị thất lạc và
tra tìm được nhanh chóng, số tờ được đánh trên góc phải của mỗi tờ văn bản bằng
bút chì.
c) Ghi
Mục lục văn bản để tiện cho việc quản lý văn bản và tra tìm theo mẫu Mục
lục văn bản (kèm theo Phụ lục II).
d) Viết
Chứng từ kết thúc được trình bày tại phần tai cạnh của bìa hồ sơ theo mẫu Bìa hồ
sơ lưu trữ theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 7 năm 2012
của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia TCVN
9251:2012.
Việc
đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối với những
hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm
trở lên).
đ) Viết
bìa hồ sơ
- Bìa hồ
sơ viết theo mẫu Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012.
- Chữ
viết trên bìa hồ sơ phải cẩn thận, rõ ràng, chính xác, đầy đủ theo quy định
chung. Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý những nội dung chính như sau:
+ Tên cơ
quan: Là tên cơ quan, đơn vị hình thành phông của hồ sơ, cần ghi đầy
đủ không được viết tắt và phải ghi đầy đủ cả tên cơ quan chủ quản cấp trên (nếu
có).
+ Tiêu
đề hồ sơ: Là một câu tóm tắt về thành phần và nội dung văn bản có trong hồ sơ,
cần vận dụng các đặc trưng lập hồ sơ để viết tiêu đề hồ sơ theo Phụ lục XIII
của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ.
+ Ngày
tháng bắt đầu, kết thúc: Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm của văn bản đầu tiên và
văn bản cuối cùng có trong hồ sơ.
+ Số
lượng tờ: Ghi số lượng tờ văn bản theo kết quả đánh số tờ.
+ Thời
hạn bảo quản: Ghi theo Danh mục hồ sơ hoặc bảng thời hạn bảo quản tài liệu của
cơ quan.
- Các
thành phần còn lại do cán bộ lưu trữ ghi sau khi hồ sơ được nộp vào lưu trữ cơ
quan.
4. Sau
khi chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu, trước khi thực hiện số hóa, cán bộ, công
chức, viên chức cần tham mưu việc tiêu hủy đối với những tài liệu không có giá
trị. Thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu đối với
các phông tài liệu có giá trị lớn có tần số khai thác sử dụng cao đang có nguy
cơ xuống cấp trầm trọng.
Mục 4. SỐ HÓA TÀI LIỆU
Điều 10. Số hóa tài liệu
Số hóa
tài liệu trong Quy định này là việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật, ứng dụng
khoa học công nghệ thông tin để chuyển nguồn tài liệu giấy sang
tài liệu điện tử đảm bảo vệ bố cục tài liệu gốc và các yêu cầu của
tài liệu điện tử.
Điều 11. Nguyên tắc trong việc số hóa tài liệu
1. Việc
thực hiện quét (scan) phải tuân thủ theo nguyên tắc về nghiệp vụ lưu trữ và kỹ
thuật công nghệ thông tin.
2. Phải
đảm bảo tính chính xác, giữ nguyên bố cục của tài liệu gốc.
3. Việc
sử dụng các định dạng tệp văn bản điện tử sau khi quét phải thống nhất định
dạng có đuôi “.pdf".
4. Việc
lưu trữ, sắp xếp các file điện tử phải được ký hiệu thống nhất, theo trình tự
khoa học, an toàn thông tin, có khả năng truy cập, khai thác ngay khi tài liệu
được tạo lập.
5. Việc
tạo nguồn lưu trữ dữ liệu, cần thống nhất các ký hiệu, phân quyền truy cập để
đảm bảo việc giao nộp hồ sơ, tài liệu được an toàn, tránh mất mát hoặc sau khi
giao nộp vẫn còn lưu lại gây lãng phí thiết bị lưu trữ.
Điều 12. Nội dung công tác số hóa tài liệu tại các cơ quan,
tổ chức
1. Trên
cơ sở hồ sơ được lập và chỉnh lý hoàn chỉnh, cán bộ, công chức, viên chức được
giao giải quyết công việc, cần phải tổ chức bàn giao bộ phận số hóa tiến hành
quét (scan) tài liệu công việc đó thành tài liệu điện tử.
a) Trước
khi bàn giao bộ phận số hóa, người trực tiếp giải quyết công việc phải tiến
hành lập Mục lục hồ sơ cần số hóa để chuyển giao cho bộ phận thực hiện số hóa.
Trên cơ sở tham mưu của cấp dưới, Trưởng các phòng chuyên môn có trách nhiệm
xem xét, xác định và chịu trách nhiệm về việc lựa chọn các hồ sơ, tài liệu cần
số hóa.
b) Việc
thực hiện công tác số hóa do mỗi cơ quan, tổ chức đánh giá điều
kiện của mình phân công cán bộ, công chức, viên chức phụ trách công nghệ
thông tin thực hiện hoặc giao cho cán bộ văn thư thực hiện.
c) Sau
khi số hóa tài liệu, bộ phận số hóa phải thống nhất ký hiệu, nguồn lưu trữ trên
dữ liệu chung và tiến hành bàn giao lại hồ sơ, tài liệu giấy cho người giải
quyết công việc để thực hiện việc giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.
d) Tài
liệu điện tử được số hóa sẽ được bộ phận văn thư trong quá trình tiếp nhận kiểm
tra đối chiếu với Mục lục hồ sơ cần số hóa trong quá trình tiếp nhận hồ
sơ, tài liệu nộp lưu.
2. Người
được phân công làm công tác số hóa ngoài những nguyên tắc nghiệp vụ kỹ thuật,
phải đảm bảo số hóa theo đúng mục lục hồ sơ, tài liệu cần số hóa do các phòng
chuyên môn lập và chuyển giao tài liệu giấy, số hóa theo đúng quy định về lưu
trữ.
Mục 5. GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 13. Thời hạn giao nộp tài liệu vào và thủ tục nộp lưu
vào Lưu trữ cơ quan
1. Thời
hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu được các cơ quan, tổ chức thực hiện như
sau:
a) Thời
hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy
định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài
liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được
quyết toán.
b) Thành
phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu
được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài
liệu sau:
- Các hồ
sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc
trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản
hết hiệu lực thi hành;
- Hồ sơ
về những công việc chưa giải quyết xong;
- Hồ sơ
phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì);
- Các
văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
2.
Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp
lưu để phục vụ công việc thì phải được lãnh đạo cơ quan đồng ý và phải lập Danh
mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ,
tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
3. Cán
bộ, công chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội
phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc cho người kế nhiệm, không được
giữ hồ sơ, tài liệu làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan khác.
4. Khi
tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, cán bộ lưu trữ phải kiểm tra, đối chiếu với danh mục
hồ sơ và mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (kèm theo Phụ lục III) và lập biên bản
giao nhận tài liệu (kèm theo Phụ lục IV); trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ, tài
liệu thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải
quyết.
Điều 14. Việc giao nộp đối với tài liệu
điện tử
1. Sau
khi tiếp nhận lại hồ sơ, tài liệu giấy từ bộ phận số hóa, cán bộ, công chức,
viên chức giải quyết công việc thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử
được thể hiện qua Mục lục tài liệu số hóa và tiến hành song song với giao nộp
tài liệu giấy vào Lưu trữ cơ quan.
2. Việc tiếp
nhận tài liệu điện tử đã được bộ phận số hóa đưa vào dữ liệu chung, cán bộ lưu
trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận tài liệu điện tử, kiểm tra đối chiếu
với Mục lục tài liệu số hóa và lưu trữ trên phần mềm quản lý
của cơ quan theo đúng quy định.
Mục 6. TRÁCH NHIỆM TRONG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ, CHỈNH LÝ, SỐ HÓA
TÀI LIỆU VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 15. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ,
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Thủ
trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ, số hóa tài liệu,
chỉnh lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan,
tổ
chức thuộc phạm vi quản lý của mình. Đối với công tác số hóa, cần tổ chức
chỉ đạo, tổ
chức việc trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác
số hóa tài liệu trước khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan tại cơ quan, tổ chức
mình. Bố trí cán bộ, công chức, viên chức có nghiệp vụ để thực hiện việc số hóa
tài liệu.
2. Chánh
Văn phòng, Trưởng Phòng Hành chính: Tham mưu cho Thủ trưởng cơ quan trong việc
chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ, số hóa tài liệu, chỉnh lý và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Tổ chức thực hiện lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Tùy vào năng lực, trình độ của cán bộ,
công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị mình, Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng
Hành chính có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Quy định này.
3. Các
đơn vị, cá nhân trong cơ quan: Chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về
việc lập hồ sơ, số hóa tài liệu, chỉnh lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn
vị vào lưu trữ cơ quan, Mỗi cán bộ, công chức, viên chức có tránh nhiệm lập hồ
sơ, số hóa tài liệu, chỉnh lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu theo chức năng, nhiệm
vụ và những công việc được phân công phụ trách theo dõi, giải quyết.
4. Cán
bộ, công chức, viên chức phụ trách số hóa: Chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ
quan về công tác số hóa tài liệu, đảm bảo việc thực hiện đúng theo Quy định
này. Cần tham mưu cho lãnh đạo, Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng Hành chính cơ quan,
tổ chức ban hành quy trình chuyển giao tài liệu trong quá trình số hóa phù hợp
với quy định và thực tiễn cơ quan.
5. Cán
bộ, công chức, viên chức văn thư cơ quan: Giúp Thủ trưởng cơ quan, Chánh Văn
phòng, Trưởng Phòng Hành chính về mặt nghiệp vụ, hướng dẫn nghiệp vụ cho cán
bộ, công chức, viên chức trong cơ quan; phối hợp với cán bộ lưu trữ cơ quan
hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ.
6. Cán
bộ, công chức, viên chức lưu trữ cơ quan: Hàng năm có trách nhiệm thu thập, bổ
sung hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân
vào Kho lưu trữ cơ quan theo quy định hiện hành.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 16. Phân công tổ chức thực hiện của các Sở, ban, ngành, Ủy ban
nhân dân quận, huyện và các Cơ quan, đơn vị liên quan và cán bộ, công chức,
viên chức
1. Thủ
trưởng các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân quận, huyện và các cơ quan, đơn
vị
a) Kịp
thời sắp xếp, bố trí, tạo điều kiện để cán bộ, công chức, viên chức tham dự bồi
dưỡng, tập huấn về công tác này.
b) Hàng
năm, các cơ quan, tổ chức bố trí kinh phí từ nguồn ngân sách nhà nước để trang
bị hạ tầng kỹ thuật, đầu tư máy quét (scan), duy trì phần mềm quản lý văn bản
và hồ sơ, công việc.
c) Tuân
thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ
quan nhà nước, các quy định về an toàn, an ninh thông tin.
d) Báo
cáo tình hình thực hiện định kỳ và đột xuất theo yêu cầu gửi Sở Nội vụ để tổng
hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố.
2. Cán
bộ, công chức, viên chức các cơ quan nhà nước
a) Thực
hiện nghiêm Quy định này và quy định nội bộ tại các cơ quan, tổ chức.
b) Tích
cực, chủ động thay đổi lề lối làm việc dựa trên giấy tờ sang phong cách làm
việc mới dựa trên môi trường điện tử để tiết kiệm thời gian, chi phí, sử dụng
hiệu quả nguồn tài liệu số hóa.
c) Bảo
đảm các quy định về an toàn, an ninh thông tin, trong quá trình chuyển giao hồ
sơ, tài liệu trong toàn bộ Quá trình thực hiện Quy định này cần phải tổ chức
chặt chẽ, tránh mất mát hồ sơ, tài liệu.
Điều 17. Khen thưởng và xử lý kỷ luật
1. Việc tổ chức,
thực hiện lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan là
quy định bắt buộc đối với tất cả cán bộ, công chức, viên chức.
2. Các
cơ quan, tổ chức xem xét đưa việc chấp hành và thực hiện tốt Quy định này là
một trong các tiêu chí đánh giá, xếp loại cán bộ, công chức, viên chức và cơ
quan, tổ
chức hàng năm.
3. Các
cơ quan, tổ chức và cán bộ, công chức, viên chức không chấp hành thực hiện Quy
định này hoặc cố tình gây khó khăn cho việc triển khai thực hiện thì
tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Điều 18. Điều khoản thi hành
1. Giám
đốc Sở, Thủ trưởng cơ quan ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện và
các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thực hiện theo đúng Quy định
này.
2. Trong
quá trình thực hiện, nếu có vấn đề vướng mắc, phát sinh cần trao đổi, đề nghị
phản ảnh về Sở Nội vụ để tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân Thành phố xem
xét, quyết định./.
PHỤ LỤC I
MẪU DANH MỤC HỒ SƠ
(Kèm theo Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn
Thành phố)
|
TÊN
CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
DANH MỤC
HỒ SƠ CỦA ..... (tên
cơ quan, tổ chức)
Năm ....
(Ban hành
kèm theo Quyết
định số .... ngày ... tháng .... năm của ....)
|
Số
và ký hiệu HS
|
Tên
đề mục và tiêu đề hồ sơ
|
Thời
hạn bảo quản
|
Đơn
vị/ người lập hồ sơ
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
I.
TÊN ĐỀ MỤC LỚN
|
|
|
|
|
|
1.
Tên đề mục nhỏ
|
|
|
|
|
|
Tiêu
đề hồ sơ
|
|
|
|
Bản Danh mục hồ sơ này có ........... (1)
hồ sơ, bao gồm:
……………………(2) hồ sơ bảo quản vĩnh
viễn;
……………………(3) hồ sơ bảo quản có
thời hạn.
|
|
QUYỀN
HẠN, CHỨC VỤ
CỦA NGƯỜI KÝ
(chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Hướng dẫn cách ghi
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ. Số
đánh liên tục cho toàn bản danh mục. Cuối mỗi đề mục để trống thêm một số dòng
dự trữ đề phòng phải mở thêm hồ sơ đột xuất. Ký hiệu là chữ viết tắt của đơn vị
hoặc lĩnh vực hoạt động. Ví dụ: Văn phòng ký hiệu là VP hoặc ghi theo ký hiệu
riêng của cơ quan (được quy định trong Quy chế văn thư, lưu trữ cơ quan).
Cột 2: Ghi các đơn vị có hồ sơ và tên hồ
sơ: Thứ tự các đơn vị trong cơ quan ghi bằng chữ số La Mã (I, II,...), thứ tự
hồ sơ ghi bằng chữ số Ả rập (1, 2,...), Đơn vị quan trọng xếp lên trước. Nếu cơ
quan có dưới ba đơn vị, ít hồ sơ thì ghi thẳng tên các hồ sơ. Thứ tự các
đơn vị đánh theo a, b, c...
Cột 3:
Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ (Căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài
liệu của cơ quan).
Cột 4:
Ghi họ, tên người lập hồ sơ.
Cột 5:
Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ
chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật....
(1) Ghi
tổng số hồ sơ có trong Danh mục {(1) = (2) + (3)}.
(2) Ghi
số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn có trong Danh mục.
(3) Ghi
số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn có trong Danh mục.
PHỤ LỤC II
MỤC LỤC VĂN BẢN
(Kèm theo Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệt và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành
phố)
MỤC LỤC VĂN BẢN
Hồ sơ số ………. tập số ……… (1)
|
Số
TT
|
Số
và ký hiệu văn bản
|
Ngày
tháng văn bản
|
Trích
yếu nội dung
|
Tác
giả văn bản
|
Tờ
số
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hướng
dẫn cách ghi
Tờ mục
lục văn bản này chỉ áp dụng đối với những hồ sơ quan trọng, được xếp dưới tờ
bìa trên tờ công văn đầu tiên.
(1): Ghi
theo số hồ sơ trong Danh mục hồ sơ và số văn thư trên tờ bìa.
Cột 6:
Nếu văn bản nào có nhiều tờ. Ví dụ: có 5 tờ bắt đầu từ tờ số 10 đến tờ số 15
thì ghi 10-15.
Cột 7:
Ghi những điểm ghi chú cần thiết như tài liệu quý hiếm, tài liệu mật, có ảnh,
...
PHỤ LỤC III
MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
(Kèm theo Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành
phố)
TÊN ĐƠN VỊ (nộp lưu tài liệu)
MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
Năm 20...
|
Hộp/
cặp số
|
Số,
ký hiệu HS
|
Tiêu
đề hồ sơ
|
Thời
gian TL
|
Thời
hạn bảo quản
|
Số
tờ
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mục lục này gồm: ................ hồ sơ
(đơn vị bảo quản).
Viết bằng chữ: ……………………….. hồ sơ (đơn vị
bảo quản).
Trong đó có:
……………....... hồ sơ (đơn vị
bảo quản) bảo quản vĩnh viễn;
………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản
có thời hạn.
|
|
……….
, ngày ….. tháng ….. năm 20....
Người lập
(Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh)
|
Hướng dẫn cách ghi các cột:
Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài
liệu giao nộp.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ như
trên bìa hồ sơ.
Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa hồ
sơ.
Cột 4: Ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất
của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ như
trên bìa hồ sơ.
Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ
sơ.
Cột 7: Ghi những thông tin cần chú ý về
nội dung và hình thức của văn bản có trong hồ sơ./.
PHỤ LỤC IV
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
(Kèm theo Quy định về
lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố)
|
TÊN
CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
………,
ngày tháng năm 20 …..
|
BIÊN BẢN
Về việc giao nhận tài liệu
Căn cứ
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ
Công văn 1606/SNV-VTLT ngày 27 tháng 11 năm 2013 của Sở Nội vụ hướng
dẫn lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan;
Căn cứ (Danh
mục hồ sơ năm ….., Kế hoạch thu thập tài liệu ………),
Chúng
tôi gồm:
BÊN
GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là:
- Ông
(bà): …………………………………………………………………………
Chức vụ
công tác/chức danh: …………………………………………………..
BÊN
NHẬN: (Lưu trữ cơ quan), đại diện là:
- Ông
(bà): …………………………………………………………………………
Chức vụ
công tác/chức danh: …………………………………………………..
Thống
nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:
l.
TÀI LIỆU GIẤY
1. Tên
khối tài liệu giao nộp: ………………………………………………
2. Thời
gian của tài liệu: ……………………………………………………
3. Số
lượng tài liệu:
- Tổng
số hộp (cặp): ………………………………………………………..
- Tổng
số hồ sơ (đơn vị bảo quản); ....... Quy ra mét giá: ..........mét
3. Tình
trạng tài liệu giao nộp:…………………………………………...
4. Mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.
II.
TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
Tài liệu
điện tử (kèm theo Mục lục tài liệu số hóa):
- Số
lượng file: …………………………………………………………………
- Dung
lượng: ……………………………………… KB, MB hoặc GB.
Biên bản
này được lập thành hai bản; bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ một bản, bên nhận (Lưu
trữ cơ quan) giữ một bản./.
|
ĐẠI
DIỆN BÊN GIAO
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
|
ĐẠI
DIỆN BÊN NHẬN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
|